Ratgeber
Betreiberverantwortung: Warum die Kette in beide Richtungen funktionieren muss
Wer eine Immobilie besitzt, trägt die Verantwortung für ihren sicheren Betrieb. Diese Verantwortung lässt sich übertragen, aber nie vollständig abgeben. Entscheidend ist, dass Aufgaben klar nach unten delegiert werden und Informationen zuverlässig nach oben zurückfließen.
Kurz beantwortet
Die Betreiberverantwortung liegt beim Eigentümer. Er kann Aufgaben an das Asset Management übertragen, dieses an das Property Management, das Property Management an das Facility Management und das Facility Management die Wartungen an Fachfirmen. Bei jeder Übertragung bleibt die Pflicht, sorgfältig auszuwählen, klar anzuweisen und zu kontrollieren. Die Kette funktioniert nur, wenn Befunde und Mängel von der Fachfirma zurück bis zum Eigentümer gemeldet werden.
Was Betreiberverantwortung bedeutet
Der Betreiber einer Immobilie muss dafür sorgen, dass von Gebäude und Anlagen keine Gefahr für Nutzer, Gäste, Mitarbeiter und Dritte ausgeht. Diese Pflicht ergibt sich aus der allgemeinen Verkehrssicherungspflicht, aus dem Bauordnungsrecht, dem Arbeitsschutzrecht und in Nordrhein-Westfalen aus der Prüfverordnung NRW. Die Richtlinie GEFMA 190 beschreibt, wie eine Betreiberorganisation aufgebaut wird, die diese Pflichten zuverlässig erfüllt.
Betreiber ist zunächst der Eigentümer. Er bleibt es auch dann, wenn er selbst keine einzige Wartung beauftragt.
Die Kette: Delegation nach unten, Meldung nach oben
In der Praxis verteilt sich die Verantwortung auf mehrere Ebenen. Jede Ebene übernimmt Aufgaben von der Ebene darüber und gibt einen Teil davon an die Ebene darunter weiter.
- EigentümerTrägt die Gesamtverantwortung
- Asset ManagementSteuert die Immobilie im Interesse des Eigentümers
- Property ManagementVerantwortet die Objektbetreuung
- Facility ManagementOrganisiert den Betrieb vor Ort
- FachfirmenWarten und prüfen nach DIN Norm
- Eigentümer: legt Ziele und Budget fest und überträgt Aufgaben schriftlich an das Asset Management
- Asset Management: steuert die Immobilie im Interesse des Eigentümers, entscheidet über Investitionen und überwacht das Property Management
- Property Management: verantwortet die technische und kaufmännische Objektbetreuung und vergibt und überwacht die Leistungen von Facility Management und Fachfirmen
- Facility Management: organisiert den Betrieb vor Ort, koordiniert Wartungstermine und begleitet Fachfirmen und Prüfungen
- Fachfirmen: führen Wartungen und Prüfungen nach DIN Norm, Herstellervorgabe und Zulassung aus, dokumentieren das Ergebnis und melden Mängel
Nicht in jedem Objekt sind alle Ebenen besetzt. Häufig beauftragt das Property Management die Fachfirmen direkt. Das Prinzip bleibt gleich: Wer eine Aufgabe weitergibt, behält die Pflicht, sie zu überwachen.
Was bei jeder Delegation gilt
- Eindeutig übertragen: Aufgaben, Anlagen und Fristen schriftlich festlegen
- Sorgfältig auswählen: nur fachkundige und zuverlässige Auftragnehmer einsetzen und deren Qualifikation nachweisen lassen
- Befugnisse und Mittel geben: wer eine Aufgabe übernimmt, braucht einen klaren Entscheidungsrahmen und das nötige Budget
- Kontrollieren: Prüfbücher einsehen, Berichte auswerten, Stichproben vor Ort durchführen
Wer diese Pflichten verletzt, haftet trotz Delegation. Das Zivilrecht kennt dafür das Auswahlverschulden und die Verletzung der Überwachungspflicht, etwa nach § 831 BGB. Für Unternehmen kommt zusätzlich eine Ordnungswidrigkeit wegen Verletzung der Aufsichtspflicht nach § 130 OWiG in Betracht.
Der Weg zurück nach oben
Die Delegation ist nur die halbe Kette. Ebenso wichtig ist der Rückweg. Die Fachfirma arbeitet nach DIN Norm und meldet jeden Mangel mit einer Bewertung. Das Facility Management leitet die Meldung weiter und veranlasst bei Gefahr sofortige Maßnahmen. Das Property Management beauftragt die Beseitigung und überwacht die Fristen. Das Asset Management bewertet Kosten und Investitionsbedarf. Der Eigentümer entscheidet und gibt die Mittel frei.
Ein Mangel, der in einem Prüfbericht steht, aber niemanden erreicht, der darüber entscheiden kann, bleibt ein offenes Haftungsrisiko für alle Ebenen.
Typische Schwachstellen in der Praxis
- Wartungsverträge ohne klare Leistungsbeschreibung und ohne Anlagenliste
- Prüfberichte werden abgelegt, ohne dass jemand die Mängel verfolgt
- Wechsel des Property Managers oder Dienstleisters ohne geordnete Übergabe
- Fehlende Nachweise über die Qualifikation der Fachfirma
- Prüffristen in verschiedenen Listen statt in einem zentralen Kalender
Was wir für Sie übernehmen
Wir erfassen Ihre Betreiberorganisation nach GEFMA 190 und zeigen, an welcher Stelle die Kette unterbrochen ist. Wir führen alle Prüffristen im zentralen Wartungskalender, warten die Anlagen selbst und melden jeden Mangel mit Bewertung an die zuständige Stelle. Die Prüfungen der Sachverständigen begleiten wir und verfolgen jeden Mangel bis zur Behebung. Mehr dazu auf den Seiten Technical Due Diligence, Wartung und Wartungsmanagement und Interim TPM und TAM.
Rechtsgrundlagen
- GEFMA 190 Betreiberverantwortung im Facility Management
- § 823 und § 831 BGB
- § 130 OWiG
- Prüfverordnung NRW auf recht.nrw.de
Ihr Objekt
Ihre Betreiberorganisation prüfen lassen
Wir zeigen Ihnen, wo die Verantwortungskette in Ihrem Objekt lückenlos ist und wo nicht. Sie erhalten eine persönliche Rückmeldung.